Vous souhaitez vous libérer d'un bon nombre de tâches quotidiennes pour vous concentrer sur le cœur de votre métier ? C'est légitime ! D'ailleurs, Outlook vous propose plein de solutions pour simplifier l'envoi et la gestion de vos mails. À titre d'exemple, si vous avez un message important à envoyer dans peu de temps, vous n'avez pas à configurer une alarme. Outlook vous épargne ce stress inutile en vous proposant la possibilité de planifier l'envoi de vos mails. Découvrez, dans la suite de cet article, la succession d'étapes à suivre pour profiter de cette fonctionnalité.
Grâce à la possibilité de planifier les envois de mails à travers la messagerie Outlook, vous pouvez rédiger vos messages en amont et prévoir un envoi automatique dans l'heure et la date souhaitées. Qu'il s'agisse d'une version web ou d'une version desktop, vous découvrirez, dans ce qui suit, toutes les astuces et les instructions à suivre pour mieux gérer vos courriers électroniques.
Outlook vous propose plein de fonctionnalités pour faciliter la gestion de vos mails. Parmi ces options, la programmation de l'envoi d'un mail est la plus intéressante. En effet, elle vous libère de l'envoi à une heure précise. Ainsi, entre toutes vos tâches quotidiennes et vos responsabilités, vous n'aurez pas à vous soucier d'un tel travail.
Il faut d'abord ouvrir la version bureau de votre Outlook et commencer la rédaction de votre message en cliquant sur "Nouveau courrier". En le finalisant, n'oubliez pas de rajouter un objet et un destinataire. Dans la section "Indicateurs", cliquez sur la petite flèche à droite. À ce moment, cochez la case " Ne pas envoyer avant". Ensuite, vous devez renseigner la date et l'heure de l'envoi planifié. Cliquez sur "Fermer" puis "Envoyer" votre message.
À cet effet, votre mail sera sauvegardé dans la boîte d'envoi. Il sera en attente jusqu'à la date prévue pour sa remise. Une fois envoyé au bon moment au destinataire, ce message disparaîtra de la boîte d'envoi. Il convient de savoir que vous pouvez, à tout moment, modifier les paramètres de ce mail. En effet, vous pouvez changer la date et l'heure de l'envoi. Vous pouvez même modifier le contenu du message.
Si vous utilisez la version bureau d'Outlook, sachez que vous pouvez retarder l'envoi de plusieurs mails en suivant une succession d'étapes. D'abord, il convient de cliquer sur "Fichier" puis sur "Gérer les règles et les alertes". Choisissez de créer une "Nouvelle règle" puis "Démarrer à partir d'une règle vide". Dans la zone "Étape 1 : sélectionnez un modèle", cliquez sur l'option "Appliquer la règle aux messages que j’envoie" puis sur "Suivant".
Par la suite, cochez les options souhaitées dans la liste "Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions". Si vous ne cochez aucune case, une boîte de dialogue s'affiche et vous devez cliquer sur "Oui" pour appliquer la règle sur tous vos messages planifiés. Pour finir, dans la liste "Étape 1 : sélectionnez une ou des actions", activez la case " Différer la remise". Dans "l'Étape 2 : modifiez la description de la règle", sélectionnez le délai d'attente de vos messages planifiés. Sachez qu'il est possible de retarder l'envoi de deux heures maximum.
Différer l'envoi d'un ou plusieurs mails est une solution avantageuse à plusieurs titres. Elle permet de
Vous utilisez la messagerie en ligne Outlook de Microsoft ? Sachez que cette solution vient simplifier la gestion de votre courrier. La programmation des envois de mails est une option idéale pour envoyer un courrier à une date et une heure définies, sans rester cloué à proximité de l'ordinateur jusqu'au jour J. La version web de cette messagerie permet de rédiger des messages en amont et planifier leur remise.
Avant de faire quoi que ce soit, il convient de rédiger le mail en question en cliquant sur "Nouveau Courrier". Rédigez le contenu de votre message, rajoutez vos émojis, vos pièces jointes… Procédez comme vous avez l'habitude de faire dans la rédaction d'un mail. Maintenant, il convient de cliquer sur la petite flèche dirigée vers le bas pour sélectionner l'option "Envoyer ultérieurement votre message" dans le menu déroulant.
À cet effet, un pop-up s'affiche sur l'écran pour vous proposer de définir la date et l'heure souhaitée. Deux propositions se présentent à vous. Cependant, si ces options ne vous conviennent pas, vous pouvez cliquer sur "Heure personnalisée" pour choisir une autre date dans le calendrier qui s'affiche. Vous avez défini vos paramètres ? Cliquez, maintenant, sur "Envoyer". Ce message programmé se trouve dans les "Brouillons" tant qu'il n'est pas envoyé. De ce fait, vous pouvez le modifier à tout moment.
Vous vous demandez comment faire pour retarder l'envoi d'un mail depuis la version Online de votre messagerie Outlook ? Il n'y a rien de plus simple. Connectez-vous depuis votre compte. Cliquez sur "Paramètres" puis sur "Afficher tous les paramètres d’Outlook". Ensuite, sélectionnez "Courrier" puis " Composer et répondre". Dans le paragraphe "Annuler l'envoi", choisissez un délai d'attente de 10 secondes maximum puis cliquez sur "Enregistrer".
Online ou sur votre ordinateur, Outlook vous propose plein de fonctionnalités pour envoyer les bons messages au bon moment sans altérer votre activité principale et vous occuper des tâches monotones et stressantes.
Le taux d'ouverture est l'un des indicateurs qu’il faut suivre de près pour évaluer les performances de votre campagne d'emailing. De quoi s'agit-il ? Comment l'analyser ? On vous dit tout dans ce petit guide.
Le taux d'ouverture est une donnée statistique essentielle. Elle vous montre la part des personnes qui ont ouvert votre mail après l'expédition de votre newsletter.
Certains experts parlent plutôt "d'un taux d'ouvreurs". De fait, selon eux, le taux d'ouverture porte plutôt sur les personnes qui ont accès à la lettre d'information, et non le nombre de fois où celle-ci a été ouverte. En fait, c'est logique car une seule personne peut y accéder plusieurs fois.
La manière la plus simple de le calculer consiste à diviser le nombre de courriers ouverts par le nombre de courriers délivrés. Vous devez ensuite multiplier le tout par 100.
Les logiciels spécialisés dans les campagnes d'emailing, comme Mailchimp, vous renseignent sur le taux d'ouverture d'un mail. Sur le plan technique, un mail ouvert est celui dont les images ont été téléchargées et affichées.
Pour une entreprise, le taux d'ouverture emailing est une donnée capitale. Comme on vient de le voir, il permet d'évaluer l'efficacité et la performance d'une newsletter. C'est également une excellente façon d'évaluer la réaction de votre audience au contenu que vous lui avez expédié. Plus encore : le taux d'ouverture en emailing permet de repérer les éventuels soucis de délivrabilité.
Si vous remarquez que le taux est élevé, c'est bon signe : l'objet que vous avez choisi pour votre campagne a suscité l'intérêt de vos cibles, et ces dernières vous font confiance.
Un bon taux d'ouverture d'un email veut également dire que vous communiquez avec une base de contacts saine, composée de vraies adresses mails actives.
Généralement, le taux d'ouverture moyen des emails et des newsletters varie entre 15 et 25 %. Si votre campagne enregistre plus de 25, voire plus de 29 %, c'est qu'elle a été excellente ! À moins de 15 %, c'est très mauvais. Cela signifie qu'il y a des choses à revoir (objet, contenu, conception, fréquence…).
Bref, vous devez améliorer votre stratégie. En fait, dites-vous que même entre 15 et 20 %, c'est peu satisfaisant. Ce n'est pas parce que vous enregistrez un taux d'ouverture moyen de 20 % que vous devez vous dire que votre campagne a été une réussite. Loin de là. Ci-après, on vous propose de découvrir les taux d'ouverture moyens des emails et des newsletters par secteur :
Si votre taux moyen d'ouverture d'email est plutôt bas, c'est qu'il y a forcément quelque chose qui cloche : objet de la campagne, liste de contacts, conception, fréquences… Il existe plusieurs techniques pour atteindre votre objectif.
L'heure à laquelle vous expédiez votre newsletter est très importante. D'un point de vue statistique, le mieux est de l'envoyer un mardi, un jeudi ou un lundi. De fait, 22 % des courriers envoyés à ces jours-ci sont ouverts par les lecteurs.
Concernant l'heure, les experts estiment que les meilleurs créneaux sont situés entre 10 heures et 14 heures, soit au moment où les cibles reviennent de leurs pauses ou de leur déjeuner du midi.
Avoir un bon taux d'ouverture emailing passe surtout par l'incitation de vos destinataires à ouvrir vos emails marketing. Dans cette optique, vous devez travailler sur 3 points essentiels : l'expéditeur, l'objet du courrier et le pré-header.
La première chose à faire consiste à éviter d’expédier des newsletters anonymes. Vos destinataires doivent vous identifier facilement. Le nom de l'entreprise doit être mentionné, mais il ne suffit pas. Pour rendre le contenu plus humain, n'hésitez pas à mentionner le nom et le prénom du collaborateur chargé de votre campagne d'emailing marketing.
Par exemple, à la fin du courriel, votre identité peut être mentionnée des manières suivantes : prénom + nom, prénom + nom de l'entreprise ou nom de l'entreprise. Pour notre part, on recommande de toujours apporter une touche humaine au contenu.
L'objet de la newsletter est comme la couverture d'un livre ou l'emballage d'un produit. Si vous voulez que vos destinataires ouvrent vos mails, il doit donc être attirant. Or, comme vous vous en doutez, il n'y a pas de formule magique et universelle qui rend l'objet d'un courrier intéressant.
Vous devez faire en sorte de deviner le besoin de votre cible. Le ton doit être léger. Évitez les longs titres. Exemple : "Les règles de base d'une newsletter réussie". Il s'agit donc de faire valoir un contenu en particulier dans l'objet. C'est lui qui va inciter les récepteurs de l'information à vouloir en savoir plus et, par conséquent, à accéder à l'intégralité de la lettre d'information.
On parle, ici, de la toute petite phrase qui va apporter un complément d'informations à l'objet. C'est le texte affiché par la boîte de réception. Certaines entreprises laissent le logiciel d'envoi de newsletters gérer cette tâche, mais il est recommandé de personnaliser le pré-header. C'est un autre moyen de convaincre vos cibles de l'utilité d'ouvrir votre courrier électronique.
La liste de vos destinataires est un élément crucial qui va impacter le taux d'ouverture d'un email. La segmentation de votre liste d'envoi consiste, tout d'abord, à dénicher de vrais contacts que vous avez vous-même trouvés. De plus, de cette façon, vous allez respecter la réglementation RGPD.
Dans cette même optique, pensez à intégrer les options "Opt in" et le "double opt in". Elles permettent à vos cibles de consentir à la réception et à la lecture de votre contenu.
Autre chose : la segmentation de la liste d'envoi implique une mise à jour régulière des adresses mails. Il arrive que des abonnés changent d'adresses ou qu'ils deviennent moins réactifs, ce qui risque d'impacter négativement le taux d'ouverture.
Votre liste d'envoi doit inclure de véritables cibles potentiellement concernées par le contenu que vous leur envoyez. Par exemple, il est contreproductif d'envoyer une newsletter axée sur les nouvelles technologies à des personnes choisies au hasard, et qui ne manifestent aucun intérêt pour le secteur.
La segmentation implique donc l'établissement d'une liste en fonction des besoins des contacts et de votre activité. De ce fait, il est préférable d'avoir un nombre restreint, mais à fort potentiel. Une liste de 300 personnes avec une cinquantaine de prospects concernés, vaut mieux qu'une liste de 1 000 personnes peu intéressées.
Pour optimiser le taux d'ouverture d'un email, il est essentiel de choisir une bonne fréquence d'envoi. Même s’il n’y a pas de règles absolues, il existe des astuces pour la définir. Commencez, tout d'abord, par déterminer la catégorie des personnes abonnées à votre newsletter. Ensuite, vous devez prendre en compte le type de contenu et, enfin, la période de l'année.
Selon certains experts, une newsletter doit être envoyée toutes les deux semaines, ou une fois par semaine. Vous devez absolument éviter les envois quotidiens, au risque de harceler vos abonnés. Cependant, durant certaines périodes de l'année, il peut s'avérer nécessaire d'en expédier, par exemple, deux fois par semaine.
C'est le cas des fêtes de fin d'année. C'est une période propice aux promotions et aux guides en tous genres : promos de Noël, astuces pour la décoration (tables, sapins…). Bref, il n'y a pas de fréquence idéale. Tout dépend des facteurs que l'on a évoqués.
Testez, testez, testez… On ne vous le dira jamais assez ! Quand il s'agit de comprendre le comportement d'une cible marketing, il n'y a pas de règles précises. De ce fait, pour évaluer l'impact de vos newsletters, n'hésitez pas à tester différentes formules pour la ligne d'objets. Changement de ton, insertion d'une information au lieu d'une autre, longueur… Le taux d'ouverture de l'email vous dira si un objet a réussi à atteindre la cible ou non.
Bien entendu, les tests ne doivent pas se limiter à l'objet et au pré-header. Vous pouvez également tenter différentes formules concernant le contenu de la newsletter : format, type de contenus (textes, vidéos, photos…)…
Le taux d'ouverture d'email est une donnée essentielle qui permet de mesurer l’efficacité et la performance d'une campagne d'emailing. Les astuces qui ont été évoquées devraient sûrement vous aider, mais rappelez-vous que vous devez tenir compte de la nature de votre activité et des besoins de vos cibles. Dernière chose : faites toujours des tests !
Vous êtes un utilisateur fidèle au service de messagerie Gmail ? Sachez qu'il vous offre un grand nombre d'options qui rendront votre quotidien plus simple. La gestion d'une mailing list est l'une des fonctionnalités les plus intéressantes. En effet, vous êtes, sans doute, appelé à envoyer régulièrement des mails aux mêmes personnes. Pouvoir créer et gérer un groupe de diffusion Gmail est une solution précieuse et avantageuse à plusieurs titres. Retrouvez, dans ce qui suit, une explication détaillée du processus de création et de modification d'une liste de diffusion.
Vous avez régulièrement besoin d'envoyer le même courrier à plusieurs personnes dans un même temps ? Devoir saisir les contacts un à un, à plusieurs reprises, est certainement un travail fastidieux et qui vous fait perdre beaucoup de temps.
Envoyer un mail commun à un groupe de diffusion serait une solution irréprochable. Elle permet de se concentrer sur le message à envoyer sans craindre d'oublier un destinataire, simplifier la gestion des mails au quotidien et enfin automatiser les campagnes de mailing.
Ainsi, vous devez suivre les étapes suivantes.
La première étape pour créer un groupe de diffusion est d'ouvrir le navigateur et de se connecter à votre compte Gmail. Pour ce faire, il convient d'aller sur mail.google.com
Depuis votre boîte Gmail, vous devez cliquer sur l'icône sous forme de cube qui se trouve sur le coin supérieur droite de votre écran. En effet, il s'agit du bouton qui permet d'afficher toutes les applications Google. Choisissez l'application "Contacts". Ce carnet d'adresses Google vous permettra de créer une liste de diffusion pour vos mails.
Pour associer des adresses mail à votre groupe de diffusion, vous devez aller dans la colonne gauche et cliquer sur "Contacts". Survolez les destinataires que vous souhaitez inclure dans la liste de mailing puis cochez la case associée à chacun. En haut de la page, cliquez sur "Gérer les libellés" puis choisissez "Créer un libellé". Ainsi, vous créez une nouvelle liste de diffusion sur votre compte Gmail.
Maintenant, il convient de choisir un nom pour votre liste (Équipe de projet X par exemple). Validez-le en cliquant sur "Enregistrer". Ce nouveau groupe créé apparaît sur la colonne latérale des contacts. Pour vous assurer que tous les destinataires souhaités ont été intégrés à votre liste de diffusion, affichez-la en cliquant sur votre libellé sur la colonne gauche.
Vous pouvez, désormais, envoyer un mail groupé grâce à votre groupe. Pour ce faire, commencez la rédaction d'un mail en cliquant sur "Nouveau message". Par la suite, tapez les premières lettres du libellé de votre liste de diffusion dans le champ "Destinataire". Ainsi, votre liste apparaît parmi les suggestions de contacts. Confirmez votre libellé pour pouvoir envoyer le message automatiquement à tous les membres de la liste.
Une liste de diffusion n'est pas définitive. Vous pouvez la modifier en cas de besoin et à tout moment. En effet, vous pouvez supprimer un contact après l'avoir intégré dans votre groupe. Il est aussi possible d'ajouter de nouveaux membres. La gestion de votre liste est assez simple.
Vous ne voulez plus envoyer des mails à l'un des destinataires intégrés à votre liste de diffusion ? Sachez que vous pouvez le supprimer. En effet, il suffit de cliquer sur vos "Contacts Google". Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur le nom de votre groupe de diffusion. Sélectionnez le nom du destinataire à supprimer en cochant la case située à côté de son nom. En haut à droite, cliquez sur le bouton "Autres actions" sous la forme de trois points puis choisissez "Supprimer du libellé".
Ainsi, ce contact ne figure plus sur votre liste de diffusion et il ne recevra plus les mails adressés à ce groupe.
Parmi les questions qui se posent souvent, la plus importante est " Peut-on inclure un mail dans plusieurs listes de diffusion ?". La réponse est, évidemment, oui. En effet, vous pouvez intégrer un même destinataire dans deux ou plusieurs listes de diffusion.
Pour ce faire, sélectionnez le nom de la personne en question sur votre liste de contacts. Puis, cliquez sur le bouton "Autres actions". Il s'agit de l'icône avec trois points verticaux, située à droite du nom du contact. Sélectionnez les groupes dans lesquels vous souhaitez rajouter ce destinataire tout en maintenant la touche Ctrl appuyée. Ainsi, les listes sélectionnées seront cochées et elles intégreront désormais le contact souhaité. Pour vous assurer que ce dernier a bien été ajouté, cherchez-le dans la liste de diffusion.
Maintenant, vous maîtrisez toutes les astuces qui faciliteront la gestion de vos groupes de diffusion sur Gmail. Ainsi, vous gagnerez beaucoup de temps lors de l'envoi de vos mails groupés. Cette opération se fait en toute simplicité et sans avoir besoin de recourir à un logiciel spécialisé.
