Pour rédiger vos courriels, formels ou informels, et vos lettres de motivations, les formules de politesse sont indispensables pour marquer le respect. Voici les formules imparables à toujours inclure ! Dans la vie quotidienne, nous échangeons constamment avec différents interlocuteurs et ce, dans diverses situations. Afin d’accomplir ceci au mieux, il est parfois nécessaire d’utiliser certaines formules et d’en éviter d’autres, surtout à l’écrit. Parler à un supérieur hiérarchique et parler à un ami n’est assurément pas pareil. Voici un guide concis des formules à inclure dans vos mails et lettres de motivation afin de prévenir tout faux pas.
Pour commencer un mail formel, rien ne vaut le « bonjour untel/unetelle » (avec nom et prénom), qui reste de loin le plus utilisé. De nos jours, Monsieur/Madame peut être interprété comme une présomption de genre et ce n’est pas bon de commencer un mail sur une mauvaise note ! Il est également à noter que « Mademoiselle » devient rare, cette appellation n’étant utilisée que pour les très jeunes filles. Si vous connaissez bien la personne à qui vous vous adressez, vous pouvez employer « Cher/Chère ».
Pour les mails informels, un simple « salut » pour les collègues ou un « bonjour » pour votre n+1 suffira. Si vous vous adressez à un département en particulier, précisez lequel, par exemple, « Bonjour l’équipe marketing » ou « Bonjour nos stratèges de la vente » pour la touche humoristique.
Dans le cas où vous répondez à votre interlocuteur, il est préconisé d’ajouter au début du corps du mail une formule de gratitude. « Merci pour votre réponse » ou « Merci pour le travail effectué » sont très appréciés, que le message soit formel ou non.
Lorsque vous vous adressez à un client ou un supérieur hiérarchique, il est très important de montrer votre respect par le biais de phrases plus longues et plus considérées. Nous les connaissons et, heureusement, elles possèdent plusieurs variantes pour que l’on puisse éviter les répétitions :
Concernant le début du mail, le mieux serait d’utiliser « Bonjour untel/unetelle », avec le nom et prénom de la personne.
Mis à part la marque de gratitude pour un travail effectué par exemple, vous pouvez montrer votre intérêt à votre interlocuteur. Au début du corps du message, ajoutez par exemple « J’espère que vous allez bien » ou « J’espère que vous avez passé un bon week-end/vacances ». Cela vous permet de faire comprendre à votre destinataire que vous ne vous préoccupez pas uniquement du travail lorsque vous vous adressez à lui. C’est l’un des éléments qui instaurera une relation de confiance entre vos collègues, vos supérieurs et vous.
En fin de mail, nous utilisons bien souvent la formule « Cordialement ». Lorsque vous connaissez la personne à laquelle vous vous adressez, elle suffit. Dans le cas contraire, peaufinez-la afin de marquer plus de respect. Par exemple, utilisez plutôt « Très cordialement » ou « sincères salutations ».
Par ailleurs « Bien à vous », est considérée comme une formule impartiale. Elle signifie uniquement que vous restez à l’écoute ou à la disposition de votre interlocuteur, sans particulièrement marquer de respect. Toutefois, si plusieurs échanges ont eu lieu en peu de temps, vous pouvez, à ce moment-là, l’utiliser.
Pour la rédaction d’une lettre de motivation, certaines formules peuvent varier. Avant toute chose, commencer votre lettre par « Bonjour » est inapproprié car il ne s’agit pas d’un mail dont la lecture peut être instantanée. Utilisez plutôt une formule moins directe telle que « A l’attention de Madame/Monsieur unetelle/untel » accompagnée de sa fonction, si connue.
En ce qui concerne la fin de votre lettre de motivation, il s’agira bien évidemment de donner envie au lecteur de revenir vers vous. Exprimez votre respect et montrez que vous êtes dans l’attente, sans trop en faire :
Mis à part les mails formels et les lettres de motivation, vous êtes également amenés à échanger avec des proches ou connaissances. Ces échanges sont alors plus personnels et requièrent une utilisation de formules de politesse plus amicales et donc moins formelles. Dans ce cas de figure, utilisez :
La noblesse perdure, même de nos jours. S’adresser à une personne noble nécessite certaines formules qui ne s’emploient pas dans d’autres situations. Par exemple, quel que soit le titre de votre interlocuteur, vous aurez à utiliser ce type de formules de politesse :
Certaines formules sont à éviter et d'autres sont simplement incorrectes !
Dans le cadre d’un échange par e-mail, nous voyons souvent les mêmes erreurs se répéter. Par exemple, la phrase « Je vous remercie à l’avance » sous-entend que même sans validation, votre interlocuteur effectuera simplement ce qui a été demandé. De même pour l’expression « merci de répondre » qui devra plutôt être remplacée par « veuillez me répondre ».
Quant à la formule « je m’excuse », elle est incorrecte. Tâchez de la remplacer par « je vous prie de m’excuser » car on ne peut simplement pas s’excuser soi-même !
Autre erreur fréquente, l’utilisation de « en espérant » sans qu’elle ne soit suivie du pronom « je ». Par exemple : « En espérant que ma candidature ait retenu votre attention, veuillez… » est incorrecte. Après la virgule, vous devez continuer votre phrase avec «, je… ».
En ce qui concerne la conjugaison, utilisez « Je vous en prie » et non « Je vous en pris » ! Le verbe prier se conjugue bien ainsi : je prie, tu pries…
Enfin, dans le cadre de la rédaction d’une lettre de motivation, évitez les formules de politesse trop familières ou formelles. Votre lettre doit en effet être rédigée en toute objectivité et respect. Pa exemple, n’utilisez pas ces formulations de phrases :
Il est vrai que la langue française, de par sa richesse, nous oblige de prendre des précautions lors de la rédaction d’un mail ou d’une lettre de motivation. Certaines tournures peuvent être mal interprétées ou manquer de respect. Heureusement et comme nous l’avons vu, il existe plusieurs variantes aux formules de politesse pour nous permettre à la fois de respecter les règles de bienséance, et de ne pas toujours devoir nous répéter.
