Saviez-vous qu’à peu près 40 % des salariés reçoivent chaque jour jusqu’à 100 courriers électroniques ? Face à ce chiffre faramineux, il est primordial de savoir comment envoyer un mail, confidentiel ou pas, de sorte à inciter vos destinataires à vous lire. À l’ère de la vitesse, il est capital de choisir un objet percutant et de mettre en avant les informations capitales pour que celui à qui votre courriel s’adresse ne décroche pas dès les premières lignes. Il faut également savoir ajouter des pièces jointes ainsi que gérer sa messagerie en ligne et ses divers paramètres. En consultant cet article, vous allez tout savoir sur l’e-mail et sur les rouages de sa boîte.
Pour envoyer un mail à quelqu'un, vous devez d'abord créer une adresse mail.
Afin d'augmenter les chances que vos destinataires lisent votre courriel, il est essentiel de suivre les étapes suivantes pour créer un bon mail :
Si vous maîtrisez tout ce processus, vous devrez créer d’excellentes lettres 2.0. Mais pour que vous passiez maître dans l’art de la gestion des courriers électroniques, il faut que vous sachiez aussi comment envoyer des pièces jointes ou des messages confidentiels et surtout comment annuler l’envoi d’un mail. Par ailleurs, il est également important que vous puissiez bien répondre aux autres expéditeurs et que vous supprimiez les courriels qui polluent votre boîte de réception. Enfin, il ne vous restera plus qu’à bien gérer vos listes de distribution et les autres outils de votre messagerie.
À cette fin, certains écrivent un « nouveau message » et partent d’une page blanche. Pourtant, il est beaucoup plus facile et plus pratique de cliquer sur l’icône « répondre ». Cela met directement la personne avec laquelle vous discutez dans la case destinataire et vous garderez ainsi un fil de l’ensemble de votre conversation.
Par ailleurs, avant toute chose, il est important de vérifier à qui le message initial a été envoyé. Si les destinataires sont nombreux, vous aurez le choix entre n’adresser votre courrier qu’à l’expéditeur ou à tout le monde.
Vous pouvez décider de supprimer un ou plusieurs courriers électroniques à la fois. Dans tous les cas, afin d’alléger votre boîte de réception, il suffit de :
Il vous suffira de procéder de la même manière que nous avons développé plus haut pour créer votre courriel. Par la suite, appuyer sur l’icône Pièce jointe qui est généralement représentée par un trombone. Vous aurez alors à sélectionner le fichier que vous désirez sur votre ordinateur. Sachez que les services de messagerie acceptent tout type de fichiers normalement. Vous pourrez donc envoyer des documents PDF, Word ou PowerPoint, des photos, des vidéos… Par contre, il faut noter que si le nombre d’éléments à intégrer n’est généralement pas limité, la taille de chacun ne peut pas dépasser les 20-25 Mo normalement.
Outlook vous propose de créer, en plus des courriels normaux, d’autres privés ou personnels ou confidentiels. Google aussi propose ces derniers.
Via le premier outil, vous devrez :
Si vous utilisez Gmail, vous aurez à :
Ces types de messages protègent vos données ainsi que vos informations personnelles ou professionnelles et évitent que vos destinataires transfèrent ou copient le contenu que vous leur adressez.
Pour créer une liste de diffusion ou de distribution, il faut :
Une telle procédure vous permet de mieux vous organiser. Ainsi, vous avez probablement divers groupes de collaborateurs auxquels vous envoyez régulièrement du courrier électronique. Il suffira de mettre le nom de leurs listes au lieu d’ajouter à chaque fois les adresses des collègues une à une, au risque d’oublier certaines personnes.
Il arrive parfois que vous regrettiez d’avoir envoyé un e-mail pour diverses raisons. Heureusement, certaines messageries en ligne vous permettent de rattraper votre erreur, mais sous certaines conditions.
Il suffit d’aller dans la boîte d’envoi, de sélectionner le courrier et de cliquer sur « Annuler l’envoi ». Cependant, il faudrait que vous régissiez très vite. En effet, selon les paramètres que vous aurez choisis, vous aurez entre 5 et 30 secondes sur Gmail.
Via Hotmail, vous devrez cliquer sur « Rappeler le message » dans un délai est de 10 secondes et il ne faudrait pas que le destinataire l’ait déjà consulté.
Jusque-là, nous avons explicité l’utilisation de diverses fonctionnalités de votre messagerie en ligne. Découvrez, d’autres outils, qui pourraient améliorer votre utilisation de cette dernière.
Ils sont généralement automatiquement enregistrés lorsque vous n’envoyez pas un message. Par ailleurs, ils vous facilitent le quotidien, si vous savez correctement les gérer. En effet, ils peuvent servir comme de courriers type ou modèle que vous utiliserez comme base de nombreux mails. Par contre, il est important de ne pas oublier de supprimer les messages inutiles.
Il vous permet, d’abord, de vérifier que votre message a bien été distribué. Ensuite, vous pouvez utiliser le courrier que vous y trouverez pour l’envoyer à d’autres personnes. Enfin, vous pouvez supprimer ou au contraire marquer comme importants certains messages.
Ce sont ces polluriels ou courriers inopportuns qui peuvent même être de nature cybercriminelle. Ils sont généralement filtrés par les services de messagerie que vous utilisez. Nous vous recommandons de ne jamais y répondre. Cependant, vous devriez régulièrement vérifier la boîte de spams. En effet, il se peut que certains mails importants s’y faufilent par erreur.
Notez, par ailleurs, que si vous ne désirez plus recevoir du courrier de la part d’un commerce en ligne ou de n’importe quel expéditeur, il vous suffira de le signaler comme indésirable pour qu’il n’apparaisse plus dans votre boîte de réception.
Nous avons déjà susmentionné le dossier Corbeille, mais nous pouvons ajouter un conseil. Nous vous recommandons de régulièrement vider ce dernier pour ne pas encombrer votre messagerie et votre espace de stockage.
Maintenant que votre messagerie en ligne n’a plus de secret pour vous, nous pouvons vous éclairer sur un dernier élément qui pourrait peut-être vous servir un jour. Il s’agit de la suppression de votre adresse e-mail. Si la procédure est aisée et qu’il suffit d’aller dans les paramètres de votre compte pour y arriver, il est important de prendre certaines précautions. Nous vous recommandons, alors, vivement, de vérifier si vous avez des courriers importants. Si c’est le cas, vous devriez les envoyer vers votre nouvelle adresse électronique. Redirigez également les nouveaux e-mails vers cette dernière. Enfin, prévenez vos contacts de ce changement.
