Vous êtes un utilisateur fidèle au service de messagerie Gmail ? Sachez qu'il vous offre un grand nombre d'options qui rendront votre quotidien plus simple. La gestion d'une mailing list est l'une des fonctionnalités les plus intéressantes. En effet, vous êtes, sans doute, appelé à envoyer régulièrement des mails aux mêmes personnes. Pouvoir créer et gérer un groupe de diffusion Gmail est une solution précieuse et avantageuse à plusieurs titres. Retrouvez, dans ce qui suit, une explication détaillée du processus de création et de modification d'une liste de diffusion.
Vous avez régulièrement besoin d'envoyer le même courrier à plusieurs personnes dans un même temps ? Devoir saisir les contacts un à un, à plusieurs reprises, est certainement un travail fastidieux et qui vous fait perdre beaucoup de temps.
Envoyer un mail commun à un groupe de diffusion serait une solution irréprochable. Elle permet de se concentrer sur le message à envoyer sans craindre d'oublier un destinataire, simplifier la gestion des mails au quotidien et enfin automatiser les campagnes de mailing.
Ainsi, vous devez suivre les étapes suivantes.
La première étape pour créer un groupe de diffusion est d'ouvrir le navigateur et de se connecter à votre compte Gmail. Pour ce faire, il convient d'aller sur mail.google.com
Depuis votre boîte Gmail, vous devez cliquer sur l'icône sous forme de cube qui se trouve sur le coin supérieur droite de votre écran. En effet, il s'agit du bouton qui permet d'afficher toutes les applications Google. Choisissez l'application "Contacts". Ce carnet d'adresses Google vous permettra de créer une liste de diffusion pour vos mails.
Pour associer des adresses mail à votre groupe de diffusion, vous devez aller dans la colonne gauche et cliquer sur "Contacts". Survolez les destinataires que vous souhaitez inclure dans la liste de mailing puis cochez la case associée à chacun. En haut de la page, cliquez sur "Gérer les libellés" puis choisissez "Créer un libellé". Ainsi, vous créez une nouvelle liste de diffusion sur votre compte Gmail.
Maintenant, il convient de choisir un nom pour votre liste (Équipe de projet X par exemple). Validez-le en cliquant sur "Enregistrer". Ce nouveau groupe créé apparaît sur la colonne latérale des contacts. Pour vous assurer que tous les destinataires souhaités ont été intégrés à votre liste de diffusion, affichez-la en cliquant sur votre libellé sur la colonne gauche.
Vous pouvez, désormais, envoyer un mail groupé grâce à votre groupe. Pour ce faire, commencez la rédaction d'un mail en cliquant sur "Nouveau message". Par la suite, tapez les premières lettres du libellé de votre liste de diffusion dans le champ "Destinataire". Ainsi, votre liste apparaît parmi les suggestions de contacts. Confirmez votre libellé pour pouvoir envoyer le message automatiquement à tous les membres de la liste.
Une liste de diffusion n'est pas définitive. Vous pouvez la modifier en cas de besoin et à tout moment. En effet, vous pouvez supprimer un contact après l'avoir intégré dans votre groupe. Il est aussi possible d'ajouter de nouveaux membres. La gestion de votre liste est assez simple.
Vous ne voulez plus envoyer des mails à l'un des destinataires intégrés à votre liste de diffusion ? Sachez que vous pouvez le supprimer. En effet, il suffit de cliquer sur vos "Contacts Google". Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur le nom de votre groupe de diffusion. Sélectionnez le nom du destinataire à supprimer en cochant la case située à côté de son nom. En haut à droite, cliquez sur le bouton "Autres actions" sous la forme de trois points puis choisissez "Supprimer du libellé".
Ainsi, ce contact ne figure plus sur votre liste de diffusion et il ne recevra plus les mails adressés à ce groupe.
Parmi les questions qui se posent souvent, la plus importante est " Peut-on inclure un mail dans plusieurs listes de diffusion ?". La réponse est, évidemment, oui. En effet, vous pouvez intégrer un même destinataire dans deux ou plusieurs listes de diffusion.
Pour ce faire, sélectionnez le nom de la personne en question sur votre liste de contacts. Puis, cliquez sur le bouton "Autres actions". Il s'agit de l'icône avec trois points verticaux, située à droite du nom du contact. Sélectionnez les groupes dans lesquels vous souhaitez rajouter ce destinataire tout en maintenant la touche Ctrl appuyée. Ainsi, les listes sélectionnées seront cochées et elles intégreront désormais le contact souhaité. Pour vous assurer que ce dernier a bien été ajouté, cherchez-le dans la liste de diffusion.
Maintenant, vous maîtrisez toutes les astuces qui faciliteront la gestion de vos groupes de diffusion sur Gmail. Ainsi, vous gagnerez beaucoup de temps lors de l'envoi de vos mails groupés. Cette opération se fait en toute simplicité et sans avoir besoin de recourir à un logiciel spécialisé.
