Vous souhaitez vous libérer d'un bon nombre de tâches quotidiennes pour vous concentrer sur le cœur de votre métier ? C'est légitime ! D'ailleurs, Outlook vous propose plein de solutions pour simplifier l'envoi et la gestion de vos mails. À titre d'exemple, si vous avez un message important à envoyer dans peu de temps, vous n'avez pas à configurer une alarme. Outlook vous épargne ce stress inutile en vous proposant la possibilité de planifier l'envoi de vos mails. Découvrez, dans la suite de cet article, la succession d'étapes à suivre pour profiter de cette fonctionnalité.
Grâce à la possibilité de planifier les envois de mails à travers la messagerie Outlook, vous pouvez rédiger vos messages en amont et prévoir un envoi automatique dans l'heure et la date souhaitées. Qu'il s'agisse d'une version web ou d'une version desktop, vous découvrirez, dans ce qui suit, toutes les astuces et les instructions à suivre pour mieux gérer vos courriers électroniques.
Outlook vous propose plein de fonctionnalités pour faciliter la gestion de vos mails. Parmi ces options, la programmation de l'envoi d'un mail est la plus intéressante. En effet, elle vous libère de l'envoi à une heure précise. Ainsi, entre toutes vos tâches quotidiennes et vos responsabilités, vous n'aurez pas à vous soucier d'un tel travail.
Il faut d'abord ouvrir la version bureau de votre Outlook et commencer la rédaction de votre message en cliquant sur "Nouveau courrier". En le finalisant, n'oubliez pas de rajouter un objet et un destinataire. Dans la section "Indicateurs", cliquez sur la petite flèche à droite. À ce moment, cochez la case " Ne pas envoyer avant". Ensuite, vous devez renseigner la date et l'heure de l'envoi planifié. Cliquez sur "Fermer" puis "Envoyer" votre message.
À cet effet, votre mail sera sauvegardé dans la boîte d'envoi. Il sera en attente jusqu'à la date prévue pour sa remise. Une fois envoyé au bon moment au destinataire, ce message disparaîtra de la boîte d'envoi. Il convient de savoir que vous pouvez, à tout moment, modifier les paramètres de ce mail. En effet, vous pouvez changer la date et l'heure de l'envoi. Vous pouvez même modifier le contenu du message.
Si vous utilisez la version bureau d'Outlook, sachez que vous pouvez retarder l'envoi de plusieurs mails en suivant une succession d'étapes. D'abord, il convient de cliquer sur "Fichier" puis sur "Gérer les règles et les alertes". Choisissez de créer une "Nouvelle règle" puis "Démarrer à partir d'une règle vide". Dans la zone "Étape 1 : sélectionnez un modèle", cliquez sur l'option "Appliquer la règle aux messages que j’envoie" puis sur "Suivant".
Par la suite, cochez les options souhaitées dans la liste "Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions". Si vous ne cochez aucune case, une boîte de dialogue s'affiche et vous devez cliquer sur "Oui" pour appliquer la règle sur tous vos messages planifiés. Pour finir, dans la liste "Étape 1 : sélectionnez une ou des actions", activez la case " Différer la remise". Dans "l'Étape 2 : modifiez la description de la règle", sélectionnez le délai d'attente de vos messages planifiés. Sachez qu'il est possible de retarder l'envoi de deux heures maximum.
Différer l'envoi d'un ou plusieurs mails est une solution avantageuse à plusieurs titres. Elle permet de
Vous utilisez la messagerie en ligne Outlook de Microsoft ? Sachez que cette solution vient simplifier la gestion de votre courrier. La programmation des envois de mails est une option idéale pour envoyer un courrier à une date et une heure définies, sans rester cloué à proximité de l'ordinateur jusqu'au jour J. La version web de cette messagerie permet de rédiger des messages en amont et planifier leur remise.
Avant de faire quoi que ce soit, il convient de rédiger le mail en question en cliquant sur "Nouveau Courrier". Rédigez le contenu de votre message, rajoutez vos émojis, vos pièces jointes… Procédez comme vous avez l'habitude de faire dans la rédaction d'un mail. Maintenant, il convient de cliquer sur la petite flèche dirigée vers le bas pour sélectionner l'option "Envoyer ultérieurement votre message" dans le menu déroulant.
À cet effet, un pop-up s'affiche sur l'écran pour vous proposer de définir la date et l'heure souhaitée. Deux propositions se présentent à vous. Cependant, si ces options ne vous conviennent pas, vous pouvez cliquer sur "Heure personnalisée" pour choisir une autre date dans le calendrier qui s'affiche. Vous avez défini vos paramètres ? Cliquez, maintenant, sur "Envoyer". Ce message programmé se trouve dans les "Brouillons" tant qu'il n'est pas envoyé. De ce fait, vous pouvez le modifier à tout moment.
Vous vous demandez comment faire pour retarder l'envoi d'un mail depuis la version Online de votre messagerie Outlook ? Il n'y a rien de plus simple. Connectez-vous depuis votre compte. Cliquez sur "Paramètres" puis sur "Afficher tous les paramètres d’Outlook". Ensuite, sélectionnez "Courrier" puis " Composer et répondre". Dans le paragraphe "Annuler l'envoi", choisissez un délai d'attente de 10 secondes maximum puis cliquez sur "Enregistrer".
Online ou sur votre ordinateur, Outlook vous propose plein de fonctionnalités pour envoyer les bons messages au bon moment sans altérer votre activité principale et vous occuper des tâches monotones et stressantes.
