Si vous avez déjà envoyé un e-mail, vous avez probablement remarqué le champ Cc en haut de votre message. Lorsque vous tapez l'adresse de quelqu'un dans ce champ, vous lui envoyez une copie de votre e-mail. Mais qu'est-ce que cela désigne au juste ? Et comment utiliser le Cc pour envoyer un e-mail ?
La communication écrite par courrier électronique (ou e-mail) n'a pas beaucoup changé au cours des dernières années. Nous avons en effet gardé de nombreux termes qui sont associés à la messagerie de l'époque où la correspondance par papier était monnaie courante. Cc en est le parfait exemple !
Cc signifie Copie Carbone. Autrefois, on faisait des copies de textes en plaçant une feuille de papier carbone entre deux feuilles normales. Lorsque le stylo exerçait une pression sur la feuille placée en haut, l'écriture était transférée directement sur celle du bas grâce au papier carbone qui se trouve au milieu. Cela permettait de générer des copies rapidement sans avoir à tout réécrire.
Mais si les copies carbones des e-mails n'impliquent peut-être plus de papier carbone, le principe de fonctionnement reste identique : envoyer des copies de vos e-mails à d'autres destinataires. Ainsi, lorsqu’une personne vous demande de la mettre en copie, elle veut une copie d'un e-mail que vous envoyez à quelqu'un d'autre. Par exemple, si vous communiquez avec un acheteur potentiel, vous allez probablement mettre en copie le propriétaire de la boutique afin qu'il puisse suivre la conversation.
Certaines personnes l'appellent également une "copie de courtoisie" car, sur le lieu de travail, Cc est utilisée pour tenir les gens au courant des informations qui ne nécessitent pas d'action directe ou de réponse de leur part.
Il faut d'abord préciser que si un message s'adresse directement à plusieurs personnes, vous devez mettre leurs adresses dans le champ d'adresse principal "À". Par exemple, si vous envoyez un e-mail aux membres de votre équipe au sujet d'un projet que votre responsable supervisait, vous mettriez leurs adresses dans le champ d'adresse principal "À", et votre responsable dans le champ d'adresse "Cc".
Lorsque vous ouvrez votre boîte Gmail, la première étape consiste à cliquer sur "Nouveau message". Une fenêtre de dialogue s’ouvrira. Celle-ci contient trois champs : destinataires ou "À", objet et un champ vide en bas. Le champ Cc se trouve à droite du champ "À".
Techniquement parlant, Cc n'est pas différent du champ principal "À", alors pourquoi l'utiliser ? La réponse est tout simplement : l'étiquette.
Le premier champ " À " est réservé au ou aux destinataires principaux concernés par l'objet de votre discussion. Vous devez utiliser le champ Cc pour envoyer une copie de ce courrier à d'autres parties susceptibles d'être intéressées par les informations, maintenant ou à l'avenir, lorsqu’elles en auront besoin.
En général, l'étiquette des e-mails Cc suggère que vous ne répondez pas à ces e-mails. Néanmoins vous pouvez le faire, à condition de bien vérifier le code de votre entreprise.
Cela étant dit, vous pouvez répondre à un e-mail Cc exactement de la même manière que vous le feriez pour un e-mail normal. Cependant, il y a deux points essentiels à retenir :
Cci signifie copie carbone invisible ou copie cachée et cela fonctionne comme avec le Cc, mais avec une petite différence. Lorsque vous mettez quelqu'un en Cc, les destinataires de votre e-mail verront qui d'autre l'a reçu. Autrement dit, la ou les personnes dont les e-mails figurent dans les champs "À" et "Cc" pourront voir les adresses e-mail des autres. Cci ajoute une couche de discrétion. Seul l'émetteur peut voir la liste, tandis que le destinataire mis en Cci ne verra que son adresse dans ce champ, même si plusieurs personnes sont ajoutées.
Ainsi, pour plus de confidentialité, utilisez le champ Cci. Par exemple, si vous avez une conversation avec un acheteur et que vous devez taguer votre supérieur, vous devez envoyer une copie carbone invisible. Votre client n’a en effet nullement besoin de savoir que votre conversation est partagée avec une autre personne. Pour plus d'informations sur cette fonction, consultez notre article sur le Cci.
Retenez tout simplement que le Cc est une fonction qui vous permet d'envoyer un seul e-mail à plusieurs contacts afin de partager les mêmes informations, mais sur lesquels vous n'avez pas nécessairement besoin d'une réponse.
